Alle Mitarbeiter bestellen legitime Waren über die AX-Funktion „Lagerverwaltung“ >> „Bestellungen“. Im Reiter „Bestellwünsche“ werden die benötigten Artikel (via „Artikel“) ausgewählt und unten unter „Bestellwunsch bearbeiten“ mit den nötigen Informationen wie z.B. der Farbe des Hörgerätes, Eigentümer (Achtung bei Kommissionsware), Kunde oder weiteren relevanten Notizen (unter „Notizen“) versehen. Ist der Bestellwunsch soweit vollständig erfasst, muss lediglich „Speichern“ gedrückt werden.
Wichtig: Artikel sollten innerhalb des Teams abgesprochen werden, respektive mit dem jeweils Resource-Verantwortlichen vorbesprochen werden, um Doppelbestellungen zu vermeiden. (Vor jeder Bestellung ist zu prüfen, ob die benötigten Artikel in einem anderem KOJ Institut auf Lager sind und evtl. aus diesem bezogen werden können, um die interne Lagerhaltung zu verbessern.) Sollten gewünschte Artikel nicht zu finden sein, ist zwingend ein MA der Lager-Gruppe zu informieren. Artikel wie für den allgemeinen Bürogebrauch werden nun via „Büroartikel“ „Kleinmaterial / Ausstattung“ bestellt – hierbei das gewünschte Material unter Notizen verständlich aufführen. In „Mein Amparex“ >> werden die Bestellungen respektive der Statuts aufgelistet.
Die Bestellungen werden täglich (idR vor Dienstschluss) von der Lager-Administration Winterthur, und bei Abwesenheit von Zug, ausgelöst. Der Hersteller erhält via Bestellschein alle Informationen und wird das gewünschte Produkt direkt in das jeweilige Institut senden. Die verantwortlichen Besteller, wandeln alle Bestellwünsche unter dem Reiter „Bestellungen“ um, erzeugen dadurch in der Druckvorschau einen Bestellschein, der via AX-Funktion „senden“ an die vordefinierten Hersteller versendet wird.
Sobald Ihr die Bestellung erhalten habt, geht Ihr wie gewohnt unter „Lagerverwaltung“ in den „Wareneingang“. Neben dem Slot „Lieferant“ findet Ihr ein „Einkaufswagen-Symbol“. Klickt dort drauf und wählt die Bestellung aus, welche eingetroffen ist. Nun müsst Ihr nur noch die Lieferscheinnummer, das Datum und ggf. eine Notiz eingeben. Die Produkte sind automatisch aufgeführt und Ihr könnt die Ware einlagern.
Wichtig: Bei Hörgeräten etc. müssen Seriennummern und Kommissionsdatum geprüft und angegeben werden. Sollten bei Hörgeräte-Lieferungen Rechnungen beilegen, sind diese nach Zug in die Zentrale zu schicken.
Neu ist auch, dass der gescannte Lieferschein via drag-and-drop zu „Archiv“ der Bestellung zugeordnet werden kann (und muss). So wird eine Bestellung und Lieferung zukünftig lückenlos dokumentiert.
Beispiele für externe Bestellungen: Hörgeräte, Zubehör, Broschüren, Büromaterial etc.