Anruf Dienstleister (Werbung etc.)
Bei Anrufen bezüglich „Werbung/Marketing“ (oft Verkaufsanrufe), die Person am Telefon bitten, die Mediadaten, Kosten, Belegexemplare per Mail zuzusenden. Danach das Mail an Jan-Patric Schmid weiterleiten. Die Administration sind dazu angehalten auf keine lagen Gespräche einzugehen und sofort die Institut-Mailadresse anzubieten. Die Nachrichten des Dienstleisters durchlesen und relevantes an Jan-Patric Schmid weiterleiten.
Folgende „Verlage“ sind uninteressant:
- Verlag Schweiz
- allabella
- Blick
- Scouter
- A1-Anzeiger
Neuer Interessent am Telefon
Um einen neuen Interessent einordnen zu können, bitte beim ersten Kontakt höflich folgende Fragen stellen (nachdem der erste Smalltalk gemacht wurde)
| Frage | Ja / Nein | Punkte |
| Haben Sie Schwierigkeiten im Alltag andere Gesprächspartner zu verstehen? | JA = 5 / NEIN = 0 | |
| Haben Sie schon mal Ihre Ohren untersuchen lassen/ Hörtest? (Zum Beispiel beim ORL) | JA = 1 / NEIN = 0 | |
| Haben Sie Erfahrungen mit Hörgeräten? (Haben Sie bereits Hörgeräte getestet?) | JA = 1 / NEIN = 0 | |
| Haben Sie Schwierigkeiten im Hintergrundgeräusch andere Gesprächspartner zu verstehen? | JA = 5 / NEIN = 0 | |
| Tragen Sie denn bereits Hörgeräte? Und seit wann tragen Sie diese Hörgeräte? | JA = 1 / NEIN = 0 | |
| Gesamt: |
Achtung!: Die letzte Frage „Tragen Sie bereits Hörgeräte?“ bekommt bei NEIN oder ja, das HG ist aber älter als 4 Jahre einen Punkt! Je höher die Gesamtpunktzahl, desto früher soll der Termin vereinbart werden!
- 4 und mehr Punkte = höchste Priorität (Termin diese oder nächste Woche)
- 1 = niedrigste Priorität.
Prioritätsliste für die Administration
Gemeinsame Mail-Account Nutzung
Folgende Absprache wurde Anfang 2020 für alle Kollegen der Administration im Umgang mit den diversen Mail-Accounts (zuerich@ zug@ / winterthur@ / luzern@ / stgallen@ / hilfe@ / info@ / anmeldung@) getroffen. Grundsätzlich sind alle MA für alle Posteingänge verantwortlich. Um eine Doppelarbeit zu vermeiden gilt, wie folgt umzusetzen:
- Das Postfach hilfe@ ist mit absoluter Priorität von jedem MA zu bearbeiten.
- Ausnahme: LA (Telefonzentrale) bearbeitet mit 1. Priorität anmeldung@.
- Jedes Institut arbeitet zuerst „seine“ regionalen Mails ab.
- Im Anschluss die von anmeldung@ und danach von info@.
- Und danach, die aller anderen Postfächer.
Weiter gilt wie folgt:
- Mails, die „ungelesen“ markiert sind, sind unbearbeitet und für jeden MA zeitnahe anzugehen.
- Sind Mails bereits in der aktuellen Bearbeitung, so werden diese als „gelesen“ markiert.
- Sind Mails final bearbeitet, so werden die als gelesen markierten Mails in den Unterordner „bearbeitet“ verschoben. Dabei ist eine Dokumentation in AX zu führen und ggf. Anhänge im AX-Archiv abzulegen.
- Um sich gegenseitig zu unterstützen und die Mails schneller bearbeiten zu können, dürfen und sollen „ungelesene“ Mails vom Postfach A in das Postfach B verschoben werden. Dabei gelten die selben Regeln, wie oben beim ersten Punkt bereits geschildert.
- Ziel ist, alle Mails eines Tages am selben Tag bearbeitet zu haben.