Reparatur

Reparaturen (REP) sind lückenlos zu dokumentieren, d.h., dass das folgende Prozedere für alle MA einheitlich umzusetzen gilt:

1. Für eine REP wird der Vorgang „Nachkontrolle“ (NK) verwendet.
2. Die zu reparierende Artikel werden intensiv geprüft.
3. Im Vorgang NK findet sich das Reparatur-Dokument, das in AX vollständig auszufüllen ist. Der Ablauf einer REP wird dem PA erläutert.
4. Das REP-Formular wird gemeinsam mit dem KD ausgefüllt und von MA und KD unterzeichnet. Offerte grundsätzlich beim Hersteller verlangen. Und einen ggf. existierenden Anspruch auf Gewährleistung entsprechend angeben. Kostenaufklärung REP mit dem KD durchsprechen.
   1. AX bucht die REP im Warenausgang als REP ein.
   2. Kopie des REP-Auftrages anfertigen und in die Akte legen.
5. Dem PA werden Leihgeräte angeboten und eingestellt.
   1. Leihschein >> Ausprobe ausfüllen und vom KD unterzeichnen lassen. 
   2. Original Leihschein in die Akte legen.
6. REP-Formular, sowie zu reparierende Artikel adäquat verpacken und entsprechend der Versand-Regeln versenden >> s. Rückversand.
7. Warten auf Hersteller-Offerte (kommt i.d.R. via Mail).
   1. Hersteller Offerte im AX-Archiv ablegen
8. Administration hält Rücksprache mit Verantwortlichem Mitarbeiter.
9. Wandeln der Hersteller-Offerte zu einer KD-Offerte, dafür die passenden AX-REP-Artikel im (Vorgang >> neues) Angebot auflisten.
   1. Achtung bei den Seiten und der Zuordnung nach gross / kleine Reparatur.
   2. Immer Porto adäquat berücksichtigen.
   3. Offerte dem KD (idealerweise) via Mail >> PDF zusenden und um Unterzeichnung bitten.
10. Nach Annahme (oder Ablehnung) der KD-Offerte dem Hersteller informieren.
    1. Unterlagen entsprechend im AX-Archiv und in der Doku dokumentieren.
11. Bei Posteingang der zu reparierenden Artikel in AX in Lagerverwaltung >> Wareneingang >> Offene Reparaturen die zu reparierenden Artikel auswählen und „annehmen“.
12. NK-Termin mit zuständigem MA ausmachen.
    1. Zuständiger MA schliesst den offenen Vorgang ab.
       1. Vorgangsschritte prüfen.
       2. Leihgeräte zurück nehmen und aufarbeiten.
       3. Offerte zu RE wandeln und KD übergeben.
       4. Doku und Aktenauflösung >> Archiv.

Handhabung Austausch von RIC / Ex-Hörer

Beim Austausch von Hörern ist einiges zu beachten, da diese kleinen Bauteile von empfindlichem Wert sind.

Ein RIC (Receiver in Chanel) sollte bei jeder NK abgehört und mit einem neuwertigen RIC durch Sicht- und Abhörkontrolle vergleichen werden. Bei Defekt oder begründetem Verdacht ist sofort der KD zu informieren, dass ein Austausch zu privaten Kosten von X (Meist ca 110 Franken je Stk.) erforderlich ist. Die Einwilligung des Klienten muss vor Austausch erfolgen via…

1. Offerte (unterschrieben)
2. REP-Auftrag
3. Barkassen-Beleg

Ein Austauschen ohne Beleg und ohne KD Einwilligung ist strickt zu unterlassen.

Defekte RIC sind gereinigt im Labor(*)zu einer Menge von 10 Stk. zu sammeln und dann (spätestens) zu jedem Monatsende an der Hersteller mit dem Vermerk „Wir bitten um kostenfreien Austausch der defekten RIC“ zu senden. Hintergrund: Meist sind die Hersteller betreffend Probe-Hörer u.ä. im Austausch recht grosszügig und akzeptieren ca. 80% aller solcher Einsendungen, was einem Warenwert von mehreren hundert Franken entsprechen kann.

(*) Bitte in jedem Labor eine beschriftete „Box“ für die Lagerung der defekten RIC bereitstellen.