Der Mitarbeiter erstellt immer vorgängig eine Offerte / Angebot und lässt dies vom KD unterschreiben. Im direkten Anschluss wird in AX die Rechnung erstellt (via Angebot abschliessen). Sonderkonditionen sind via Mail an buchhaltung@koj.training zu senden.
WICHTIG: Der Kaufvertrag muss zwingend alle Absprachen und Konditionen enthalten. Ebenso ist es zwingend die unterschriebene Offerte zu scannen und in AX abzulegen.
(Klein-) Artikel die über die Kasse verkauft werden, werden vor Ort im jeweiligen Institut bar oder ggf. mit EC beglichen und quittiert. Andernfalls wird vom Empfangsmitarbeiter ein Angebot erstellt, ausgedruckt und unterschrieben und weiter (analog wie oben) verarbeitet. Alle Rechnungen selbst werden von den zuständigen MA täglich ausgedruckt. Dabei werden die AN des Vortages in AX unter „Auswertungen“ (ggf. als Stapelverarbeitung) ausgedruckt. Standardisiert wird dafür der „orangene Einzahlungsschein“ verwendet. Die Rechnungen werden nach dem Ausdrucken, unterschrieben und durch den erzeugenden Mitarbeiter gescannt und bei Abschluss anschliessend mit der ganzen Akte gescannt.
Zum Versand einer Rechnung werden die folgenden Beilagen beigelegt:
- (Rechnung &) farbiger Einzahlungsschein
- ggf. ausgefüllter Betreuungspass
- Feedback-Fragebogen
- Dankeskarte
- KWK Gutschein
- HG: Batterie- und Reinigungsgutschein
