Allgemeine Regeln Krankheit
Bei Krankheit ist so früh als möglich die GL via der App „Speakapp“ zu informieren. Ebenso werden alle Arbeitskollegen über den Gruppen-Chat der Firma informiert. Um zu planen ist bitte die persönliche Lage einschätzen (Ausfall vermutlich nur für einen Tag oder länger?).
Wichtig: Ein ärztliches Attest ist zu jedem fehlen notwendig. Fehlzeiten ohne vorgängige ärztliche Bescheinigung werden als bezahlte Ferien gewertet und in Timebuttler gebucht. Rückwirkende Atteste werden nur bei (telefonische) vorgängig Freigabe der GL akzeptiert.
Um spätestens 17 Uhr des ersten Krankheitstages ist die Administration im jeweiligen Institut und die GL telefonisch oder via Speakapp zu informieren, ob am man am Folgetag wieder voll arbeitsfähig ist oder nicht. Die Krankmeldung wird sobald diese Verfügbar ist digital an die GF gesendet und im Original zum frühestmöglichen Termin in die Zentrale nach 200 via Post gesendet.
Unser Springer (Jasin Feix) wird soweit als möglich die Ferien und Krankheitsvertretung übernehmen.
Allgemeine Regeln Vertretung
Bei Krankheit oder Ferien eines Mitarbeiters ist eine Vertretung zu organisieren. Administration: Vertretung in allen Belangen ist das jeweils nachfolgende Institut: 100 << 200 << 300 << 400 << 500 << 100 …
Beispiel: Empfang 100 ist in Ferien, Empfang 200 ist krank, folglich ist Empfang 300 in der Pflicht 100 und 200 zu vertreten. Bei Überlastung is dann bitte Rücksprache mit GL halten.
Vertretung umfasst Emails, individuelle Telefonate mit Patienten, Lieferanten, etc. Gerade bei der Verwaltung der Kasse und der Briefmarken muss eine lokale Vertretung abgestimmt werden, damit der reguläre Geschäftsbetrieb eines Institutes erfolgen kann. In jedem Institut muss ein Kassen-Ersatzschlüssel für die lokalen MA verfügbar sein. Die GF muss über dieses Absprachen (Zugang, Aufbewahrungsort, Work-Flow, etc.) Informiert werden.
Akustik: Ist ein Mitarbeiter krank, werden seine Termine soweit möglich von Kollegen übernommen. (Beispielsweise GA’s). Nachkontrollen werden verschoben oder von Kollegen/Technikern/Administration abgearbeitet. Andere Termine werden verschoben, aber frühestmöglich nachgeholt.
Wichtig: Nicht einfach alles um einen Terminzyklus verschieben!
Ist ein MA abwesend zB aufgrund von Ferien hat der MA seine Termine zu organisieren. Grundsätzlich gilt, dass die Mehrbelastung der Kollegen zu klein als möglich sein soll.
Er teilt seine Akten einem anderen Kollegen in Vertretung zu und spricht die Ziele, bzw. den aktuellen Stand ab. Das Vertretungsgespräch ist in AX zu dokumentieren. Ebenfalls ist dabei zu prüfen, ob die Akte „sauber“ gepflegt wurde (ansonsten an dieser Stelle sofort nachholen). Vertretungen sind der GL zur Info zu melden. Ein Kunde ist vorgängig über die Vertretung zu informieren, damit keine unnötige Verärgerung entstehen kann.
Es ist verboten, die finanziellen Konditionen (zB Mietdauer / Leihgebühren / Fristen) zu dehnen, nur aufgrund von schlechter MA-Planung.
Option: Vertretung durch den Springer
Unser Springer versucht soweit als möglich die Ferien und Krankheitsvertretung an seinem Anwesenheitstag zu übernehmen. Hierbei gilt, dass der Beantrager frühzeitig den Springer und die GL informiert und bei Genehmigung seine Fälle verständlich und kollegial übergibt.