Reparatur
Ein Hersteller-Reparaturauftrag beginnt in aller Regel im AX-Vorgang „Nachkontrolle“. Dort sind die einzelnen Vorgangsschritte aufgeführt – zutreffendes ist zu markieren. Bei einer Reparatur ist es zu bevorzugen, dass wenn möglich beide Hörgeräte mit Hörern eingesendet werden, dass eine vollständige Kontrolle erfolgen kann. Zubehör und Otoplastiken sollten nicht versendet werden, es sei denn, dies ist erforderlich.
Über den Vorgangsschritt „Reparaturauftrag (REP)“ öffnet sich ein online zu bearbeitendes Dokument. Dieses ist vollständig ausfüllen und vom MA und KD zu unterzeichnen. Das Original erhält der Hersteller samt zu reparierendem Hörsystem. Das Duplikat wird als Akte angelegt und im Schrank abgelegt. Reparaturen sollten bestmöglich mit Leihgeräten kompensiert werden, dafür betreffende Artikel anpassen und AX-Leihschein erstellen (ebenfalls unterzeichnen lassen) und Original in der neu erstellen Akte ablegen.
Nach Eingang der Hersteller-Offerte ist zuerst das Dokument in AX im Kunden-Archiv abzulegen. Anschliessend ist der verantwortliche MA zu informieren >> dementsprechenden Entschluss in der Dokumentation festzuhalten und dementsprechend handeln. I.d.R. erfolgt nun die Erstellung einer Reparatur-Offerte an den KD (Porto nicht vergessen) >> KD mit informieren und unsere Offerte schriftlich genehmigen lassen. Anschliessend entsprechend KD Wunsch (soweit möglich) handeln.
Lieferschein etc bei Erhalt im AX-Kunden-Archiv ablegen, i.d.R. Termin zur Anpassung vereinbaren und Geräte & Leihgeräte gegen Unterschrift austauschen. Leihgeräte auf Vollständigkeit und Funktion prüfen, erhalt Quittieren, Quittung archivieren, Leihgeräte aufarbeiten und versorgen. AX-Vorgang nach Fakturierung mit aussagekräftiger Doku beenden.
Im Falle einer IV/SUVA REP-Bezuschussung muss der Kostenvoranschlag einer Reparatur mit dem Rechnungsrückvergütungsformular und unsere eigenen REP-Offerte versendet werden. Jedoch gilt immer zu beachten, dass die Preise des Herstellers abgedeckt sind und es auf einem Scan sauber und nicht zusammengebastelt aussieht. Die Preise vom Hersteller oder von Kostenvoranschlägen dürfen NIE an dritte weitergegeben werden. Bei einem positiven oder negativen Entscheid von z.B. der SUVA, soll diese immer direkt mit dem Kunden selber kommunizieren. Nicht das Ihr dem Kunden etwas ausrichtet und er dann noch Fragen habt, an denen Ihr ihn wieder an die Stelle verweisen oder selber noch einmal nachfragen müsst. Das wirkt unprofessionell und streckt den ganzen Prozess in der Zeit.
Achtung bei „Reparaturen“ von RIC. Ein defekter RIC ist in aller Regel keine Reparatur, sondern ein Austausch eines Verschleissteiles, dass vor Ort gegen Unterschrift respektive gegen Barausgleich ausgeglichen wird. Ein Wechsel eines RIC ist im Normalfall kein IV oder SUVA bezuschusster Fall.
Wichtig: Reparaturen erfolgen nur gegen schriftliche Kostenabklärung respektive Einverständnis des KD
Otoplastik
Ein Otoplastik-Auftrag kann über verschiedene Vorgänge ausgelöst werden (Nachkontrolle oder GT). Über den Vorgangsschritt „Otoplastik (SE)“ öffnet sich ein online zu bearbeitendes zweiseitiges Dokument. Dieses ist vollständig ausfüllen und vom MA und KD zu unterzeichnen. Das Original Seite 1 erhält das Labor (Otoprint) samt Abdrücke. Das Duplikat Seite 1 und Original Seite 2 wird in die Akte gelegt (oder ggf. eine Neue angelegt) und im Schrank abgelegt.
Otoplastik-Wunsch-Termin gut im Auge behalten >> Kopie des Auftrages in die Blaue-Mappe legen.
Nach Eingang der Otoplastik-Lieferung ist zuerst der Lieferschein in AX im Kunden-Archiv abzulegen. Anschliessend ist der verantwortliche MA zu informieren >> dementsprechenden Entschluss in der Dokumentation festzuhalten und dementsprechend handeln. I.d.R. Termin zur Anpassung vereinbaren. AX-Vorgang nach Fakturierung mit aussagekräftiger Doku beenden.
Wichtig: Otoplastikaufträge werden nur gegen schriftliche Kostenerklärung aufgegeben
IDO
Die Produktion von IDOs fällt ähnlich zu der von Otoplastiken aus. Hier ist der KD im Besonderen wegen den Produktionskosten und Rückgabefristen zu informieren. Eine allgemeine Ausprobe von IDOs ist vorgängig mit Signia-Silk Geräten durchzuführen. Zu unserer Sicherheit ist entweder die Seite 2 des Otoplastik-Bestellscheines oder ein vollständiger Leihschein oder idealerweise ein Offerte (mit passendem Artikel) zu unterzeichnen.
Wichtig: Otoplastikaufträge werden nur gegen schriftliche Kostenerklärung aufgegeben
Training und Dienstleistung
Die Kosten und Bedingungen für Trainings sind nachzulesen in der Erstbroschüre („Poster“), den Leihschein, der Internet (koj.training/therapie) oder in den AGB (koj.training/abg).
I.d.R. belaufen sich die Kosten je Trainingswoche auf 250 CHF je angefangener Woche. Es werden immer alle Wochen (MO-SO) bei Fakturierung aufgeführt und erst anschliessend Vergünstigungen wie Gutscheine abgezogen. Bei Erstellung einer Rechnung ist in dem Artikel Gehörtraining je Woche das genaue Datum der Leihstellung und Rückgabe entsprechend des Leihscheines zu ergänzen.
Vertraulichkeit: Hersteller Rechnungen und Preise
Preise und Hersteller-Dokumente (wie zB. Verträge, Rechnungen, Konditionen etc) sind in KEINEM Fall an einen Externen weiterzugeben. Grundsätzlich ist bei einer solchen Anfange die GL vorgängig zu informieren.
Wichtig: Eine Weitergabe von geschäftssensiblen Daten kommt einer Treuepflichtverletztung des Arbeitsvertrages nach und wird empfindlich geahndet.