Institutsregeln

Die folgenden Regeln haben wir für den reibungslosen Bürobetrieb und das Erscheinungsbild des Büros nach aussen und innen aufgestellt. Diese sind entsprechend der Vermerke in den jeweiligen Arbeitsverträgen gültig.

Arbeitszeit

Die Arbeitszeit beträgt i.d.R. 40h pro Woche. Diese teilen sich auf Montag bis Freitag von 8:30 – 12:30 und 14:00 – 18:00. Wir erwarten von allen Mitarbeitern, dass sie im Bedarfsfall (hoher Andrang oder dementsprechendem Kundenwunsch) die Arbeitszeiten flexibel betrachten und auch Termine ausserhalb der ausgeschrieben Öffnungszeiten anbieten und wahrnehmen (s. Überstunden-Regelung). Pausen respektive das Verlassen des Arbeitsplatzes ist ohne explizite Genehmigung nicht gestattet; Dies gilt im besonderen für „Raucherpausen“.

Büroanfang

Alle Mitarbeiter haben beim Betreten des Büros die Pflicht aufzuschliessen und das Licht anzuschalten. Während den Öffnungszeiten trägt jeder Mitarbeiter Arbeitskleidung. Das Umziehen in der Umkleide gilt nicht als Arbeitszeit. Die Administration holt morgens die Post sowie die Zeitungen und stellt die Bewirtung von Wasser und Kaffee bereit. Der Einkauf von Kaffee, Milch, Zucker etc. soll zu Randzeiten erfolgen und wird idealerweise mit einem Postgang kombiniert. Dies gesamte IT muss zum Arbeitsbeginn und nach der Mittagspause voll einsatzfähig sein (aktiviert respektive eingeloggt).

Büroschluss

Jeder Mitarbeiter sorgt dafür, dass (im Besonderem) seine und auch die allgemeinen Gerätschaften, sowie die Beleuchtung ausgeschaltet bzw. abgemeldet werden. Der erste Mitarbeiter der mittags oder abends ausserhalb der Öffnungszeiten das Büro verlässt vergewissert sich, dass die Eingangstüre abgeschlossen wurde. Alle anderen Mitarbeiter haben beim verlassen der Räumlichkeiten die selbe Pflicht.

Telefon / Chat / Mail

WICHTIG: Vorweg das Telefon ist ein Prioritätsthema. Jeder MA, i.B. die Administration hat das Telefon mit absoluter Priorität zu behandeln.

Die Mitarbeiter melden sich am Telefon freundlich und kompetent z.B mit: „Koj Institut für Gehörtherapie, <Name des Mitarbeiters> , Grüezi“ (o.ä.). Alle Mitarbeiter sollen beim Klingeln des Telefons aktiv werden und das Gespräch ggf. an den betreffenden Mitarbeiter weiterleiten. Falls der geforderte Mitarbeiter den Anruf nicht entgegennehmen kann, muss eine schriftliche Nachricht (Name, Telefonnummer, Uhrzeit, Betreff) baldmöglichst übergeben werden. Das Telefon und der Chat hat eine der höchsten Prioritäten. Private Nutzung ist in besonderen Fällen frei.

Kommunikationsplattform Speakapp und Teams

Kommunikation geht nur wenn alle mitmachen und aktiv sind. Unsere digitale Welt ist dabei inzwischen kinderleicht und ohne Hürden. Microsoft Teams startet sich automatisch sobald du den PC anschaltetest. In Microsoft Teams hast du alles an einer Hand:

Es ist selbstverständlich, dass du während deinem Arbeitstag das Programm offen hast und es aktiv nutzt. Wechsel zwischen den Ansichten um nichts zu verpassen und behalte alles im Blick! Vor allem unsere wichtigste Plattform KOJ.speak

Wichtig: Ich erwarte von dir … dass du jeden Tag die Neuigkeiten in KOJ.speak ganz oft prüfst. Lass das Fenster einfach offen, wechsle zwischen Chat-Ansicht und Team-Ansicht oder öffne den Reiter beim Team über einen einfachen Klick separat im Browser.

Email-Adresse / Internet

Jeder Mitarbeiter erhält eine eigene Email-Adresse die er mehrmals am Tag kontrollieren sollte, jedoch einmal am Tag kontrollieren muss. Die private Nutzung der Email-Adresse ist in besonderen Fällen frei, die Nutzung des Internets allerdings nicht – respektive die private Benutzung des Internets ist an allen Computern aus Rechts-/ und Sicherheitsgründen strikt verboten. Explizit wird untersagt, das betriebliche IT (i.B. das Internet) für das Nutzen/Empfangen von Radio-/ Fernsehprogrammen oder auch das sogenannte Streamen solcher Angebote verwendet wird. Dies gilt i.B. für sogenannte «multifunktionale Geräte».

Büromaterial / Drucker

Die Büro-Grundausstattung und das Verbrauchsmaterial wird von der Firma gestellt. Fehlende Materialien sind beim Empfang zu melden. Ebenso wenn ein Tonerpatronen-Wechsel notwendig ist oder wenn das Papier zu Neige geht. Wichtig: Mit dem Sharp-Drucker-Pool-Vertrag sind alle Dokumente grundsätzlich in Schwarz/Weiss zu drucken; Nur in Ausnahmefällen soll farbig gedruckt werden. Die private Nutzung des Kopierers in Schwarz/Weiss ist in kleiner Stückzahl frei.

Post

Die eingehende Post wird vom Empfang geöffnet, mit Datum versehen und sortiert. Einzige Ausnahme ist die an einen Mitarbeiter direkt adressierte Post, diese wird ungeöffnet auf den Schreibtisch des betreffenden Mitarbeiters gelegt.

Mitarbeiter-Fach

Sollte ein Mitarbeiter keinen festen Schreibtisch haben, dann ist am Empfang ein Mitarbeiter-Fach einzurichten. Dieses sollte regelmässig bearbeitet und geleert werden.

Arbeitskleidung

Die Arbeitskleidung wird von der Firma mit einem festgelegten Betrag bezuschusst. Die Organisation der Kleidung erfolgt eigenverantwortlich und die Kosten werden i.d.R. via Überweisung zum nächsten Lohn überwiesen – wichtig hierbei ist, dass das Spesen-Formular vollständig und korrekt ausgefüllt wird.. Die Kleidung muss folgende Kriterien einhalten, die auch im Arbeitsvertrag aufgelistet sind: (reines) Weiss, nicht beinfrei, nicht bauchfrei, bei Herren mit Kragen und bei Frauen keine Röcke, Schuhe müssen geschlossen sein. Erwünscht sind Hemden, Blusen, Polo-Hemden.

Ordnung und Nutzung der Küche / Personalraum

Getränke wie Wasser, Tee und Kaffee werden von der Firma für die Kunden, aber auch für die Mitarbeiter, gestellt. Alle Mitarbeiter räumen das benutzte Geschirr in die Geschirrspülmaschine ein und ggf. auch wieder aus. Gerne kann die Mittagspause in der Küche verbracht werden, hier besteht die Möglichkeit sich ein Mittagessen warm zu machen. Allerdings muss im Besonderen auf die Begrenzung der Geruchsentwicklung geachtet werden. Ein Lüften der Räumlichkeiten versteht sich als selbstverständlich. Die Kaffeemaschine ist von der Administration täglich zu reinigen; D.h., dass die Geräte „kurz“ demontiert werden und abspühlbare Teile unter fliessend Wasser abgespült werden. Anschliessend sind die nassen Bauteile für den morgigen Einsatz zur Trocknung aufzustellen (Zeitaufwand ca. 5 Min.). KOJ stellt Handtücher und Geschirr, die Reinigung erfolgt durch die Administration via Spülmaschine; Das Waschen der Handtücher organisieren die MA je Institut mit wechselnder Verantwortung privat.

Sicherheit am Labor-Arbeitsplatz

Zum Benutzen des Handfräsers muss unbedingt eine Schutzbrille getragen werden. Bei längerem und lauterem fräsen, ist zusätzlich ein Gehörschutz notwendig. Ebenso sind alle Mitarbeiter angewiesen, benutzte Werkzeuge aus dem Handfräser auszuspannen und diese umgehend aufzuräumen. Die Chemikalien (u.a. Lacke und Reinigungsmittel) im Labor, müssen sorgfältig und gewissenhaft verwendet werden, wie auf der jeweiligen Etikettierung zu sehen ist – bei Unsicherheiten bitte nachfragen. Sowohl die Ventillette wie auch das UV-Licht sind aus Gründen der Sicherheit, nach der Benutzung umgehend auszuschalten. Auch auf eine gemässigte Staubentwicklung beim schmirgeln und fräsen ist zu achten; Bei intensiverer Nutzung des Fräsers ist das Tragen einer Maske dringend zu empfehlen. 

Allgemeine Ordnung

Alle für die Kunden einsehbaren Räumlichkeiten sollten täglich – respektive nach der Benutzung – aufgeräumt werden. Dies betrifft im besonderen die Behandlungsräume und den Labor-Arbeitsplatz. Die Behandlungsräume sind frei von persönlichen „Klein-Gegenständen“ (Dekoration) zu halten. Auch ist nach der Benutzung ein Stosslüften erwünscht. Sowohl die benutzten Utensilien des Labors wie der Behandlungsräume sind nach jeder Benutzung umgehend zu desinfizieren. Die Türen der Umkleide und der Küche sollte nach dem Öffnen umgehend wieder geschlossen werden. Einstellung (z.B. Bildschirm-Hintergrund) bzw. Veränderungen (z.B. Programme) am IT-System sind nur nach Rücksprache mit der Betriebsleitung vorzunehmen.

Sicherheit im Bereich IT

Alle MA sind entsprechend Arbeitsvertrag und OR verpflichtet sorgfältig mit der IT umzugehen. Dies umfasst im Besonderen die Daten. IT Arbeitsplätze sind ausschliesslich mit dem zur Verfügung gestelltem eigenem Login zu benutzen und nach Verlassen des Platzes wieder auszuloggen. Ein Arbeiten mit „fremdem“ Login ist nicht erlaubt. Passwörter und Login-Daten werden zentral vergeben; Das erstellen von „eigenen“ Passwörtern ist in aller Regel untersagt. Das Entfernen von Geschäftsdaten aus den Instituten ist strikt untersagt; Ebenso das anschliessen von externen Datenträgern oder Cloud-Zugriffen. Das mutwillige Datenlöschen oder zerstören bzw. Das zweckfremde installieren von Programmen oder Spielen stellt einen eklatanten Sicherheitsverstoss und Verstoss gegen die Treuepflicht dar, was mit empfindlichen Strafen i.d.R. die Kündigung geahndet wird.

Erscheinungsbild der Behandlungsräume und Arbeitsplätze

Grundsätzlich sind alle Behandlungsräume und Arbeitsplätze zum Arbeitsbeginn optimal vorzubereiten. Das heisst, dass das Licht und die IT zum Arbeitsbeginn eingeschaltet werden muss. Auch ist der Schreibtisch, wie auch die Ablagen „frei von Akten, Ablagefächern, Blöcken, Post-Its und Stiften“ zu halten und die Stühle sollen nahe am Tisch sein. Ebenso sind die Lautsprecher und Messanlagen (iB deren Kabel) ordentlich vorzubereiten. Der Gesamteindruck eines Behandlungsraumes soll steht`s „wie neu“ sein. Zum Ende eines jeden Arbeitstages wischt jeder MA „seinen“ Bildschirm mit einem Microfaser-Tuch (von Fingerabdrücken u.ä.) sauber.

• Ist der Behandlungsraum aufgrund von Abwesenheit eines Mitarbeiters nicht in Verwendung, bleibt die Türe geschlossen, das Licht wie auch die Technik ausgeschaltet.
• Die Türen eines Behandlungsraumes werden nur bei Patiententerminen verschlossen. Es ist nicht erwünscht, dass ein Mitarbeiter ohne Termin sich in „seinem“ Raum isoliert.