Allgemeine Regeln Ferien (Urlaub)
Ferien sollte so viel und früh als möglich im aktuellen Kalenderjahr verplant werden, um zB. Werbemassnahmen darauf abstimmen zu können. Die Ferien sind erst genehmigt, wenn der Urlaubsantrag in der Online-Software „Timebuttler“ (TB) freigegeben wurde. Dabei ist für die eigenen Aufgaben eine Vertretung zu organisieren und zu bestimmen. Diese Vertretung ist in TB beim Anfragen der Abwesenheit anzugeben. Ferienanträge ohne eingetragene Vertretung werden kategorisch abgelehnt. Die Administration muss sich Institutsübergreifend absprechen: Es dürfen maximal die Hälfte der Kollegen gleichzeitig Urlaub beziehen (- bei ungerade kleiner als die Hälfte). Genehmigter Urlaub ist immer vom jeweiligen Mitarbeiter in Amparex einzutragen. Dabei wie folgt vorgehen:
- Rechtsklick in die Spalte in der der Urlaub einzutragen ist
- „Ganz tägigen Termin erstellen“ klicken
- Typ: Urlaub
- Beginn und Ende eintragen
- Bei Ressourcen den entsprechenden Mitarbeiter auswählen.
Grundsätzlich gilt in der KW vor Weihnachten eine Urlaubssperre. Nicht genutzte Ferienbezüge verfallen ersatzlos zum 31.03. des Folgejahres. Ferien können maximal 6 Monate vor geplantem Bezug eingereicht werden.
Allgemeine Regeln Überstunden
Ziel ist, keine Überstunden aufzubauen. Überstunden können nur bei direkter Anweisung eines Weisungsbefugten entstehen, sofern sie nicht durch die unten stehende Regelung offiziell entsteht. Grundsätzlich gilt, dass maximal 8h als Überstunden anlaufen können und das Überstunden innerhalb 2 Werktage im System erfasst werden müssen (ansonsten können diese nicht mehr anerkannt werden). Überstundenkonten werden nicht in das neue Jahr übertragen. Überstunden werden im Programm Timebuttler erfasst und müssen beim Antrag verständlich begründet sein (Anträge ohne Verständlichen Grund werden kategorisch abgelehnt).
Bei Kundenterminen die ausserhalb der Arbeitszeit geplant werden, werden Überstunden genehmigt; Sowie auch bei nicht vermeidbaren Aufgaben. Es werden keine Überstunden akzeptiert, die auf schlechte Planung zurückzuführen sind, oder auch solche nicht, die durch „Verschiebung“ nicht zwingend notwenig gewesen wären.
- Beispiel: GA 17:00 Uhr geplante Dauer 1,5 St. bis 18:30 = 30min Überstunden). Grundsätzlich muss ein Überstundenauffbau vorher mit der Institutsleitung abgesprochen werden. Zum Beispiel bei der Planung eines Kundentermins in der Mittagspause.
- Andere Überstunden werden erst ab der 31. Minute anerkannt. Beispiel: Dokumente nachtragen von 18:00 auf 18:25 Uhr = 0min Überstunden. Lager sortieren von 12:30 Uhr bis 13:10 = 9min Überstunden.
Wichtig: Überstunden müssen vorab durch die GL freigegeben werden.