Wochencontrolling
In 2021 wird es einen neuen Wochenbericht auszufüllen geben, welcher wie gehabt bis freitags, (bis 12:00 Uhr) an die GL per Email geschickt werden muss. Das neue Formular basiert auf der AX-Vorgangsliste und muss vom Mitarbeitenden selber erstellt, runtergeladen und bearbeitet werden:
Auf dem Formular ist jeder Vorgang zu prüfen und mir 3 Angaben zu aktualisieren: Wie hoch ist das Auftragswert? Wie hoch ist die Abschlusssicherheit? Wann ist der geplante Abschluss? Auf dem Formular gilt es neu auch die Anzahl offener AX Vorgänge (total) und realen Akten (total) zu notieren wie auch die Anzahl durchgeführter GAs in der Kalenderwoche und deren Umwandlung in GT. Faustregel ist: Anzahl AX-Vorgänge und realer Akten muss identisch sein.
Die Administration prüft und erfasst ebenfalls FR morgens den Stand der physischen Akten.
- Diese Erfassung spiegelt die „laufenden Fälle“ wieder. Ein laufender Fall ist eine existierende und berechtigte Akte (mit unterschiedlichem Inhalt);
- zB. Reparaturen, Pflegewochen, Aktionen, GT, WT, etc …
- Diese laufenden Fälle werden der Reihe nach (A>>Z) aus dem Schrank genommen und auf Plausibilität geprüft;
- zB. Existiert ein Folgetermin? Stimmt die MA Zuteilung? Stimmt der AX-Termintyp? >> Auffälligkeiten sind sogleich mind. zu melden und besser, direkt zu beheben.
- Im Anschluss werden diese bereinigten und geprüften laufenden Fälle auf „Therapien“ geprüft. Eine Therapie mag ein Training mit oder ohne Hörgerät sein und definiert sich primär durch die bezahlten Dienstleistungs- / Trainingsbedingungen (Stundensatz und Wochenpauschale). Diese Therapein wären nach Aktueller AX-Codierung „grüne“ Termine.
- Abschliessend werden alle noch „offene GA`s“ im AX-Kalender von Hand gezählt.
- Diese 3 Kenndaten werden via Mail spätestens um 15 Uhr an die GL gesendet.
- Dafür bitte den Button „senden“ in dem Formular „Wochenbesprechung“ verwenden.
Mein Amparex
Hier gilt, dass alle aktuellen Aufträge ordentlich gepflegt werden. Nach Abschluss und Abbruch ist ein Vorgang passend zu dokumentieren und zu schliessen. Die Grundlegende Einstellung von „Mein Amparex“ ist wie rechts dargestellt.
Über „M-AX“ wird ebenfalls die Qualität der Kartei gepflegt. Sichtbar sind u.A. offene Anpassungen, Aufgaben, Kommissionsware und überfällige Hörgeräte. Diese Listen sollen alle so optimal als möglich geführt und gepflegt werden.
„Erinnerungen“ – dieses Menü fasst alle wichtigen Einstellungen und Angaben zusammen:
- Meine Aufgaben heute – hier wird in „rot“ überfällige Aufgaben dargestellt. Dieses Liste sollte stets leer sein (respektive schnellstmöglich bearbeitet werden).
- Bestellungen – Hier werden erstellte (und noch nicht bestellte!) Bestellungen angezeigt. Sollten Bestellungen mehrere Tage sichtbar sein, ist sicherheitshalber der zuständige MA direkt zu kontaktieren.
- Offene Vorgänge – sind stets so aktuell zu halten, wie möglich. CS wird diese in jeder Wochenbesprechung prüfen und thematisieren. Dies Faustregel ist ganz einfach: Zu jeder Akte gehört ein offener Vorgang und andersrum.
- Offene Probegeräte – die Lagerverantwortlichen MA und die GL wird hierzu regelmässig Fragen formulieren. Probegeräte müssen zwingend korrekt deklariert und nach Probe zurück-/ ausgebucht werden. Dies erleichtert auch die Inventur.
- Überfällige Artikel in Reparatur – Bitte „Prozess: Reparatur“ beachten und Vorgänge sauber abschliessen.
- Den Reiter „Aufgaben“ – Hier sind alle Aufgaben aller Kollegen sichtbar. Zum sinnvollen suchen von „eigenen“ Aufgaben >> bitte das Feld „Ersteller“ verwenden.
Lager- und Kommissionslisten
Es ist ausserordentlich wichtig, dass Hörgeräte vor Ablauf der Retourenfrist zurückgeschickt oder verkauft werden. Ebenso muss jeder Mitarbeiter vor einem Verkauf prüfen, ob nicht ältere Hörgeräte im Lager abverkauft werden können und entsprechend tauschen. Hörgeräte die dringend verkauft werden müssen, sind in einer roten Schublade.
Jede Woche wird das Hörgeräte-Lager von der Lagerverantwortlichen geprüft und entsprechend gehandelt.