Übersicht
Allgemein Im Institut
Die verschiedenen alltäglichen Aufgaben in einem KOJ Institut werden zwischen Empfang, Akustiker und Institutsleiter verteilt. Nachfolgend eine Auflistung der typischen Aufgaben des jeweiligen Mitarbeiters. Je nach Institutsgrösse können einzelne Aufgaben mehreren Mitarbeitern zugewiesen werden oder bei Bedarf noch differenzierter verteilt werden. In jedem Fall ist ein Organigramm zur Dokumentation zu erstellen.
Administration & Empfang:
- Terminplanung für Mitarbeiter und/oder mit Patienten
- Korrespondenz Telefon, E-Mail und Chat
- Begrüssung und Verabschiedung der Patienten (inkl. Espresso / Wasser)
- Persönliche Anmeldung der Klienten beim zuständigen Mitarbeiter
- Sauberkeit (Empfang, Personalraum, Archiv/Lager)
- Zeitungen auf Werbung von Mitbewerber durchsuchen und archivieren
- Eigene Werbung als Belegexemplare archivieren
- Auf Anweisung eines Gehörexperten auch die Korrespondenz mit IV/AHV, Ärzten, Kooperationspartner
- Verkauf Verbrauchsmaterial
- Bestellungen, Lager
- Datenerhebung für Controlling und Aktenpflegenprüfung
- Kontakt und Austausch mit Patienten
- enge Absprache mit den anderen Mitarbeitern und der Institutsleitung
- Vorbereitung der Mappen für Ersttermine
- Interessenten sofort in AX aufnehmen
- Barkasse & Post
- Dokumentation
- NICHT erlaubt ist das Zurücknehmen von ausgeliehenen Gegenständen am Empfang. Es ist stehts der zuständige MA *vor* Rücknahme der Utensilien zu konsultieren.
Gehörexperten:
- Betreuung und Beratung von Patienten
- Verkauf Dienstleistung/Hörgeräte/Implantate/etc.
- Schreiben des Wochenberichtes
- Pflege der offenen Vorgänge in AX
- Prüfung und Erledigung der AX Callbacks
- Korrespondenz mit Patienten, Ärzten, Versicherungen
- Lagerhaltung Hörgeräte, Verbrauchsmaterial, Labor (je nach Zuordnung Kompetenzgruppen)
- Vorbereitung der Termine
- Entgegennahme Gehörtrainer, Datenauslesung und Auswertung
- Dokumentation
Leitung Kompetenzgruppen:
- Kommunikation der jeweiligen Abläufe in alle Instituten über die Mitglieder
- Weiterentwicklung der Abläufe
- Support der Mitglieder
- enger Austausch mit der Institutsleitung
- Dokumentation
Techniker:
- Durchführung von Nachkontrollen (Otoskopie, HG-Abhören)
- Zuarbeit Gehörexperten und Administration
- Verkauf Artikel/Zubehör/Reparaturen
- Dokumentation
Praxismanager / Institutsmanager
- Supervision
- Mitarbeiter-Coaching und Unterstützung
- Austausch mit der Geschäftsleitung
- Sicherstellung reibungsloser Abläufe
- Problemlösung / Reklamationen
- Prozessmanagement
- Qualitätsmanagement
- Controlling