Amparex

Es ist sehr wichtig, alle Patienteninformationen in Amparex zu sammeln und den Verlauf der Betreuung zu dokumentieren.

Kundendaten

Bei Anmeldung eines Interessenten sind die Kontaktdaten zu erfassen (Name, Adresse, Telefonnummer, Email) sowie der zugehörige Werbecode.  Beim ersten Termin sind die Angaben zu prüfen und zu ergänzen (Geb. Datum, Email, Natel, Werbecode prüfen)

Dokumentation

Jeder Termin und jeder Kontakt (egal ob persönlich, telefonisch, Mail) mit einem Patienten wird in Amparex ausnahmslos dokumentiert.  Es ist drauf zu achten, sich kurz zu fassen und dabei die wichtigen Informationen für den nächsten Mitarbeiter (Administration/Akustiker/Techniker) klar verständlich zu hinterlegen.  WAS wollte der Patient? WIE hat man sein Anliegen gelöst? WER wurde informiert für evtl. nächste Schritte? Unterlagen (Briefe, Dokumente, Akte, Ausdrücke, Bestellscheine, etc) sind grundsätzlich immer vollständig zu scannen und dann in AX im Archiv (sinnvoll beschriftet) abzulegen.

Wichtig: Grundsätzlich gilt, dass JEDER IN Kontakt immer unmittelbar in AX angelegt und dokumentiert wird.

Vorgänge

Ab Mai 2020 gelten die neuen Vorgangsvorlagen:

• „Gehörtherapie“ – das ist der STANDARD-Vorgang. Hier werden via Pflicht- und Vorabschritt alle möglichen Eintragungen getätigt.
• Will der PA keine Hörsysteme, dann ist der Vorgang zu wandeln in „Gehörtraining (nur Training)“
• Für NKs, REPs, und sonstige Termine ist der Vorgang „Nachkontrolle“ zu nutzen.

Die Administration verwendet 3 weitere Vorlagen:

• „IN0 – zur GA nicht erschienen“ ist für geplatzte Ersttermine.
• „Aktion Pflegewoche“ ist für die Entgegennahme und Pflege von Altgeräten und die zwingende Anpassung von Leihgeräten gedacht.
• „Aktion Callback“ ist für Telefonaktion gedacht.

Versorgung

Bei der Versorgung ist darauf zu achten, dass Hörgerät mit korrekter Seriennummer zu hinterlegen (kein nachträglicher Umtausch). Hörer, Länge, Domes, ggf. Otoplastik werden in der GT Befragung hinterlegt. Bei einer HG-Versorgung ohne Gehörtherapie werden die Daten in der Dokumentation eingetragen.

Abschluss- / Abbruch-dokumentation und Ablauf

Seit Anfang 2020 nutzen wir einheitlich den „GA-Bogen“ um alle Fälle möglichst systematisch und einheitlich zu betreuen. (Allen aufgedruckten Schritten und Schulungsinhalten ist Folge zu leisten.)Im Falle eines Abbruchs werden die AX-Vorgangsschritte entsprechend der erbrachten Leistungen markiert. Anschliessend wir der Vorgang als „Abbruch“ markiert. AX druckt … 

1. einen KD-Brief aus >> diesen bitte versenden
2. eine Abbruch-Doku aus >> bitte ausfüllen
   1. Abbruch-Doku und GA-Bogen scannen und in AX beim Kunden/Archiv ablegen
   2. die beiden Dokumente zur Besprechung zeitnahe vorlegen (Einzelgespräch)
   3. ganze Akte scannen und auflösen

3. AX erstellt automatische einen Callback-Eintrag >> bitte zu gegebener Zeit erneut anrufen (Ergebnis dokumentieren)

Im Falle eines Abschlusses, AX-Vorgangsschritte und Doku bearbeiten, dann …

1. Sonderkonditionen beachten und offerieren wie Dienstleistungspakete oder Versicherungen und Finanzierungen. Prüfen ob staatliche Zuschüsse zu erwarten sind (für den KD einsetzen!)
   1. ggf: Finanzierung, Garantie und Versicherung an VK/Empfang 200 weitergeben

2. AN auf Vollständigkeit prüfen (Ex-Hörer, ZB, Dienstleistung)
3. AN unterzeichnen lassen (=Kaufvertrag)
4. RE erstellen
5. Nachsorgeplan / Termin absprechen
6. Akte vollständig scannen 
7. GA-Bogen vollständig ausgefüllt CS zeitnahe übergeben (Einzelgespräch)

Leihschein

Alle Ausgaben von Waren oder Dienste erfolgt immer doch mindestens einen Leihschein (ausfüllen und unterschreiben); Bei Rückgabe ist Dieser auf Vollständigkeit zu prüfen und zu quittieren. Besser wie ein Leihschein ist ein unterzeichnetes Angebot (mit anschliessender Rechnung) oder ein Barverkauf (mit Quittung).

Wichtig: Es ist absolut verboten, einen Auftrag (egal welcher Art) ohne schriftliche Dokumentation (Vertrag) durchzuführen.

Warenlieferung 

Eintreffende Waren und Lieferungen werden sofort auf Vollständigkeit und Beschädigungen geprüft. Der Lieferschein wird sowohl mit dem Inhalt (inkl. Seriennummern), als auch mit der zugehörigen Bestellung gegengeprüft; Anschliessend erfolgt die umgehende Einbuchung. Der Lieferschein erhält Eingangsstempel und MA-Kürzel. Fehler werden sofort notiert und der Absender kontaktiert. Fehlerhafte Lieferscheine werden vom Absender neu angefordert.

Der Lieferschein wird gescannt und entsprechend abgelegt. 

Nach Einbuchung, Prüfung und Dokumentation erfolgt das umgehende Versorgen der neuen Waren. Artikel werden umgehend sachgerecht verräumt und Akku-Systeme werden im Labor aufgeladen und anschliessend verräumt.

Wichtig: Die Lückenlose Dokumentation jeder Waren- und Lieferkette ist stets zu anzustreben.

Einbuchung

Artikel, die bereits als Artikel vorhanden sind werden im Lager erfasst.

Amparex—Lagerverwaltung—Wareneingang—Lieferant wählen—Lieferscheinnummer und Datum eingeben—Hinzufügen—Artikel auswählen—Seriennummer eingeben (mit „kopieren“ können mehrere Artikel erfasst werden)—Eigentümer bei Kommissionsware = Kommission (6 Monate ab Lieferdatum), bei G400 = Lager

Nach diesem Prinzip werden alle gelieferten Waren mit Seriennummern erfasst. Danach bestätigt man die Lieferung mit dem Einlagern-Button und quittiert die Lieferung.

Alle gelieferten Hörgeräte werden in Amparex mit einem Retourren-Datum (reale Frist) eingebucht:

• Oticon/Bernafon: 6 Monate
• KOJ G400 & Coral: 6 Monate
• Resound: 3 Monate
• Siemens/Signia: 3 Monate

AX meldet 28 Tage vor Ablauf der Frist bei „Mein Amparex“ dass retourniert werden muss. Mit Ablauf der Frist müssen die Hörgeräte retourniert werden oder der Kunde kauft diese. Ein Überziehen der Frist ist grundsätzlich nicht möglich und muss bei Gefahr der Institutsleitung mitgeteilt werden!

Die Hörgeräte-Blister werden mit einem Datums-Etikett versehen das das Datum zum Ablauf der Frist zeigt. 

Reparatur: Umtausch von Hörgeräten

Wenn ein HG im Falle einer Reparatur durch den Hersteller ausgetauscht wird, dann wird dieses „neue“ HG mit einem passenden Kommentar eingebucht zB. „Austausch HG, wg. REP“. Anschliessend wird beim KD unter dem Reiter „Hörsysteme“, dann das Hörgerät auswählen, dann auf den „Stift“ zum bearbeiten und die neue SRN eintragen. Abschliessend fragt AX automatisch ob die Geräte miteinander verbucht werden soll (dies bitte bejahen).

Alle Ausgaben und Entgegennahmen von Waren sind via Unterschrift auf dem passenden Formular zu dokumentieren. Sowohl bei Otoplastik-Bestellungen wie bei Reparaturaufträgen sind die Formulare sowohl durch den MA wie auch durch den KD zu bestätigen.

Garantie und Gewährleistung

Grundsätzlich sprechen wir in der CH nach OR von Gewährleistung, nicht von Garantie. (Garantie ist eine „deutsche“ Erfindung, die über den gesetzlichen Anspruch hinausgeht.)  Grundsätzlich gelten die Bestimmungen auf dem Kaufvertrag und den AGB (www.koj.training/agb).

Anbei der passende Auszug aus AGB 12.2019:

Die „Gewährleistung“ ist der nach dem OR festgesetzte Anspruch bei einem Kauf einen mangelfreien Gegenstand zu erwerben. Diese Gewährleistung sieht zum Schutz vor Missbrauch vor, dass der Käufer eine Nachweisspflicht erbringen muss, dass der zu rügende Mangel bereits bei Erwerb vorhanden sein muss. Die Gewährleistung schliesst eine unsachgemässe Benutzung eines Gegenstandes aus; Wie der zu erwerbende Gegenstand gepflegt oder gewartet werden muss, ist idR. in der Bedienungsanleitung nachzulesen. Eine weiterführende und freiwillige „Garantie“, die über de gesetzliche Anspruch hinausgeht, wird explizit abbedungen. Der Fall eines defekten Hörgerätes wird in Absatz „12. Reparatur und Wartung“ geregelt. Alle genanten Regelungen zur Gewährleistung betreffen ausschliesslich „Hörgeräte“; Für „Zubehör, Verschleiss-/ Ersatz-/ Ergänzungsteile“ werden gesonderte Gewährleistungsfristen vereinbart. Diese Betragen -sofern nicht auf der Rechnung anders angegeben- 3 Monate. Beispiele hierfür sind „durch falsches Laden defekte Akku-Zellen“ oder „durch Ohrenwachs verstopfte ex-Hörer“. Für eine Gültige Abwicklung eines Gewährleistungsanspruches in es zwingend erforderlich, dass der Nachweiss erbracht wurde, dass der zu bemängelnde Gegenstand bei Erwerb bereits defekt war. 

„Reparatur“ von Hörern

Im Institut eigenmächtig getauschte Hörer (Verschleissteil) sind nach aktuellem Vertrag nicht IV-vergütbar, da sie nicht vom Hersteller im Zuge einer (Hersteller-)Reparatur getauscht worden sind. Diese sind bevorzugt „privat“ und vor Ort zu verkaufen.

Damit die IV eine REP anerkennt und diese entsprechend Tarif vergüten kann, muss zwingend das Gerät zum Hersteller. Dies erzeugt (durch Leihgerät, Offerte, Porto) Extrakosten, die mit dem höheren Vergütungssatz der IV abgedeckt werden. Die IV akzeptiert eine Rückvergütung nur dann, wenn der die Hersteller-RE (mit geschwärzten Preisen), unsere RE und idealerweise der REP-Auftrag bzw die REP-Diagnose (s.  Offerte des Herstellers) vorliegt. Wir reichen alle Unterlagen komplett (d.h. auch mit ausgefülltem Rückvergütungsformular) und gescannt an die IV weiter. 

Wichtig: Unterlagen werden ausschliesslich und direkt an die IV-Stelle versendet, nicht gestückelt an den KD übergeben.

Spesen

Spesen, wie Tickets, Arbeitskleidung, Verpflegung, Fahrgelder sind niemals über die Barkasse auszugleichen. Alle genehmigten Spesen müssen via Spesenformular aufgeführt werden und anschliessend mit den betreffenden Quittungen zur Prüfung und Buchung an buchhaltung@koj.training gesendet werden. Gerechtfertigte Spesen werden ASAP mit dem Salär vergütet. Quittungen (aller Art) sind nicht als lose Einzelbelege an die Buchhaltung zu senden, sondern fest mit einem A4-Blatt verklebt (nicht getackert).

Spesen sind entsprechend des Arbeitsvertrages und/oder Absprache mit der GL abzurechnen. Diese müssen verständlich und vollständig an die Buchhaltung übermittelt werden. 

• Verständlich heisst, dass Ort / Datum / Grund und weitere Inhalte zu klaren Identifikation angegeben sein müssen. Eine Angabe wie „Schulung“ oder „Ticket“ wird von der BU nicht akzeptiert und abgewiesen.
• Vollständig heisst, dass die Abrechnung mit gültigen Quittungen zusammenhängen muss; Eine gültige Quittung ist ein Originaldruck mit Steuer und Währungsangaben, die dem Nutzer und den Inhalt entsprechend angeben müssen. Ein Internet-Ausdruck mit „Bestellbestätigung“ ist keine Quittung.

SVA Unterlagen  

Grundsätzlich gilt: Wir setzten uns für die maximale Kostengutsprache bei SVA und PKV ein. Alle KD werden aktiv vom MA auf Zuschüsse geprüft und dementsprechend in die Wege geleitet. Grundsätzlich gilt auch, dass Unterlagen nie „offen“ oder unvollständig an den KD ausgegeben werden. Der ORL wird von ins bestimmt. Sollte ein KD dies anders wollen, dann soll er seine eigenen Unterlagen herunterladen und ausfüllen. Die vollständigen Unterlagen (inkl. Hör- und Sprachmessung) sind vorab dem ORL und AKU via Mail zusenden.

Demo-Hörsysteme „Signia“  

Bitte nutzt bei Hörgeräte-Anpassungen mit Siemens deren Demo-Geräte – ausnahmslos. 

Es ist nicht gestattet, für eine Ausprobe mit einem Patienten ein echtes Siemens-Hörgerät zu bestellen. Ausnahme sind nur CROS Fälle (Cros-Mikrofon gibt es nicht als Demo). Der Ablauf ist wie folgt: Entscheidet sich der Kunde für ein Siemens Hörgerät, unterzeichnet er die Offerte (ohne Seriennummer) für das jeweilige Hörsystem. Im Anschluss wird das echte Hörgerät in der jeweiligen Wunschfarbe bestellt und schnellstmöglich nach Lieferung dem Kunden übergeben und die Rechnung erstellt. Dadurch sollten Retouren von Siemens-Hörgeräten nahe „0“ sein – denn es wird nach Offertenfreigabe und definitivem Entscheid bestellt. 

Bei Knappheit an Demo-Geräten bitte JPS und Ralf Bescheid geben, damit wir zusätzliche Demo-Geräte organisieren statt Kommissionsware.